不動産売却時の必要書類って？取得方法まで詳しくご紹介

さまざまな事情で不動産の売却を検討している方も多いでしょう。しかし不動産を売却するためには、どのような書類を準備しておけばよいかわからない方も多いでしょう。

不動産をスムーズに売却するためには、必要なタイミングで必要な書類を揃えておく必要があります。今回の記事では不動産売却に必要な書類や、取得方法について詳しく解説していきます。

不動産売却時の必要書類一覧

不動産の売却に必要な書類の一覧は次の通りです。

・登記済証
・土地の確定測量図
・本人確認書類
・物件の間取り図
・耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書
・銀行口座が分かる書類
・抵当権等抹消書類
・実印、印鑑証明書
・住民票
・設備表
・印紙
・ローン残高証明書

マンションや土地を売買する売主は、多くの書類を準備しなければなりません。すべての書類がしっかりと揃っていればよいですが、紛失などで手元にない場合もあるでしょう。とくに相続などで引き継いだ物件では、購入から時間が経っていることも多く書類が揃わないことも多いです。

またマンション売却と戸建ての売却でも、必要な書類は違ってきます。不動産を売却する際には、売却活動を始める前に必要な書類を確認して、手元にない書類がある場合は不動産会社に相談しておくとよいでしょう。

不動産売却時に必要になる書類

前述のように、不動産売却時には多くの書類が必要になります。しかし売却活動を始めるにあたって、すべての書類を事前に揃えないといけないわけではありません。ここでは売却の手続きに応じた、必要な書類について紹介していきます。

査定の際に必要な書類

不動産の売却を始める際、まず最初に行うことが売却する物件の査定です。査定を行うことでおおよその売却価格がわかるため、買主との価格交渉もわかります。不動産を売却する際には、事前に売却相場を調べておかないと安く売って後悔することにもなりかねません。

また一括査定などを活用すれば、簡単に複数の不動産会社に査定を依頼できます。複数の不動産会社の査定を比較することでより正確な査定額がわかるだけでなく、不動産会社の比較もできます。対応の丁寧な信頼できる不動産会社を見つけることで、売却もスムーズに行えるでしょう。

①登記済証

不動産を売却する際に、まず確認しておきたいのが登記済証です。登記済証は権利証のことで、識別情報通知と呼ばれることもあります。登記済証は査定の段階では必ずしも必要ではありませんが、売却の際には必ず必要になります。

そのため、査定を出すタイミングで登記済証が手元にあるか必ず確認しておきましょう。登記済証は不動産売買の売主が必ず準備しなければいけません。万が一権利証がなくなっていても、売却できないわけではありません。

登記済証が無い場合、売却するためには次の3つ方法があります。

・司法書士による本人確認情報
・公証人の認証
・事前通知

権利証が無い場合の代替手段として一般的なのが、司法書士による本人確認です。司法書士が本人と面談し、身分証明書を確認したり様々な質問をしたりしながら、厳正な本人確認を行ったうえで登記申請を行います。ほかの2つの方法に比べると売主の手間はかかりませんが、司法書士への報酬が10万円前後と大きくかかる点でデメリットです。

公証人の認証は権利証を売主が直接公証役場に行き、公証人に登記申請に関する委任状に認証を受ける方法です。費用は安いですが、公証役場に直接訪問しなければなりません。また司法書士に事前に委任状を作成してもらうなど、一定の手間が発生します。

事前通知は登記申請をした後に、売主に対して法務局から本人限定郵便でハガキが届き、押印して返送することで登記申請が完了する方法です。費用もかからず、司法書士や公証人と直接会う必要はありません。しかし登記が完了するかどうかは売主次第のため、実際の売買では買主に嫌がられてしまうケースが多いでしょう。

②土地の確定測量図

戸建てなど、建物付きの土地を売却する際には、確定測量図が必要になります。確定測量図とは、隣地の境界を確定した書類のことで、家などの戸建てを売却する際には求められる場合が殆どです。万が一確定測量図が無い場合、土地売却の売主は事前に境界確定を行う必要があります。

隣地との境界が確定できていない場合は、隣地とのトラブルになってしまう可能性があり、買主にはリスクがあります。そのため土地を売却する際には、境界確定を求められる場合が多いでしょう。宅地造成されたような住宅地では隣人との境界確定が出来ていることが多いですが、相続などで引き継いだような古くから持っている土地などでは境界確定が出来ていないことも少なくありません。

境界確定は隣地の所有者によって、官民境界と民民境界にわかれます。隣地の所有者が国などの場合は官民境界、個人が所有している場合は民民境界といいます。民民境界に比べると、官民境界は時間がかかってしまう場合が多いので注意しましょう。

媒介契約を結ぶ際に必要な書類

査定を経て実際に売却を依頼する不動産会社が決まったら、媒介契約を結びます。媒介契約とは名前の通り、不動産の売買の媒介を依頼するための契約です。ここからは媒介契約の際に必要な書類を見ていきましょう。

①本人確認書類

媒介契約の際には、本人確認書類の提出が必要です。本人確認の徹底は、年々厳正化されています。不動産の売買では実際に「なりすまし」などの被害が出ており、大手不動産会社が被害に合ったケースもあります。

仲介する不動産会社にとって、本人確認の徹底は怠るわけにはいかない重要な確認業務といえるでしょう。なりすましなどの犯罪による被害を防ぐために定められた「犯罪収益移転防止法」では宅建業者に対し、次の本人確認を提示することを定めています。

・取引相手が個人の場合：印鑑証明書・健康保険証・国民年金手帳・母子健康手帳・運転免許証・運転経歴証明・在留カード（非居住者の場合）・特別永住者証明書・パスポート・マイナンバーカード等
・取引相手が法人の場合：登記事項証明・印鑑証明書・官公庁発行書類等

不動産会社によって求められる書類は違いますが、厳格な本人確認を行うケースが増えています。場合にもよっては複数の資料の提示を求められる可能性もありますが、不動産取引にかかわらず本人確認の重要性が増していることを理解して、面倒くさがらずに提出しましょう。

②物件の間取り図

不動産の媒介契約を結ぶ際には、間取り図の提出を求められることが多いでしょう。間取り図とは部屋のレイアウトを表す図面のことで、部屋の大きさや配置が一目でわかります。不動産を売却する際の販売チラシには、間取り図を掲載することが多いです。

そのためこれから売却活動を始める不動産会社としては、チラシを作成するためには間取り図は欠かせません。間取り図は不動産会社が作成する図面で、必ずしも正確な寸法で書かれているわけではありません。しかし各部屋の配置やタイプ、おおよその広さが一目でわかるため買主も検討しやすくなります。

不動産売買に必要な書類に間取り図がありますが、必要な図面はほかにもあります。不動産を売却する際に必要になる図面には、次のようなものがあります。

・境界確定図
・地積測量図
・建物図面
・各階平面図

境界確定図は、隣接する土地との境界を明確に示した図面です。古くから保有している土地などは境界が曖昧な場合もあるため、土地を売却する際には境界の確定が必要になることが多いでしょう。地積測量図は測量を行い、1区画の土地の面性を正確に示したものをいいます。

建物図面は1棟または数棟ある建物の位置や形を示した図面です。建物を新築する場合や増築する際に、添付が義務付けられています。各階平面図は名前の通り建物の各階の形状や床面積を表したもので、建物図面とともに添付が義務付けられている書類です。

③耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書

媒介の際には、耐震診断報告書やアスベスト使用調査報告書も求められる場合もあります。築年数の浅い物件であれば耐震性能やアスベストも心配ありませんが、築年数の古い物件ではしっかりと確認する必要があります。耐震性能もアスベストの利用も、売買価格に大きな影響を与える項目のため、提出を求められることもあるでしょう。

耐震診断報告書とは、名前の通り耐震性能を測る「耐震診断」を実施した際の報告書です。地震大国の日本では建物の耐震性がとても重要であり、建物に対する耐震基準は1981年（昭和56年）の建築基準法の改正によって新耐震基準に変わりました。そのため1981年以前に建てられた建物は耐震診断をして、耐震性能を測る必要があります。

アスベストの事前調査報告書は、アスベストに関する詳細な情報とその危険性を理解するために必要な書類です。アスベストとは耐火性と絶縁性の高い繊維で過去には建材や断熱材に使われていましたが、健康リスクが高いため現在では使用が制限されています。そのため築年数の古い建物を解体する際には、アスベストの使用を調査するケースが多いでしょう。

引き渡しを行う際に必要な書類

売却活動が進んでいくと買主と売買契約を締結し、その後引渡しを行います。引き渡しは単に物件の鍵を渡すだけでなく、売買代金の振込と法務局への移転登記などを同日に実施します。そのため引渡しをスムーズに行うためには、売主・買主双方が引渡しに向けてしっかりと準備をしておかなければなりません。

無事に引渡しを終えるためには、書類も漏れなく準備していく必要があります。ここからは、引き渡しを行うために必要な書類を見ていきましょう。

①銀行口座が分かる書類

不動産の売買代金は高額になるため、銀行振り込みで決済することが一般的です。実際の引き渡しの場面では、不動産会社の応接や銀行の応接に買主と売主、仲介会社や司法書士が一堂に集まります。司法書士が所有権移転登記に必要な書類に不備がないことを確認できたら、買主は売主に代金を払います。

この際買主は売主宛に振込で支払うため、振込先の口座番号などがわかる書類が必要になります。口座番号などは口頭で伝えることもできますが、大きな金額の支払いになるため、間違いのないように書類で確認できるようにしておきましょう。万が一買主が振込先を間違えてしまうと、引き渡しが出来なくなってしまいます。

銀行口座がわかる書類にはいくつかありますが、通帳があれば間違いないでしょう。しかし最近では通帳を発行しない場合も多いです。このような場合はインターネットバンキングやアプリなどで、いつでも口座番号などを確認できるようにしておくと安心です。

引渡しの場面では買主が振込をした後、売主の口座に着金するのを待って鍵の引き渡しや領収書の交付を行います。売主はリアルタイムに口座の動きを確認する必要があるため、インターネットバンクやアプリを準備しておくと引渡しがスムーズに行えます。

②抵当権等抹消書類

不動産の引き渡しでは、抵当権抹消書類が必要になることがあります。抵当権抹消書類が必要になるのは、売却する物件に抵当権が設定されている場合です。不動産を購入する際に金融機関から住宅ローンなどの借入をすると、金融機関は不動産を担保にするため抵当権を設定します。

抵当権は借入を完済するまでは、抹消（抵当権を外すこと）できません。また借入を完済した場合でも自動的に抵当権が抹消されるわけではなく、抵当権の抹消登記を法務局に申請する必要があります。抵当権が設定されたままの不動産は所有者の移転登記ができないため、売却する際には必ず抹消する必要があります。

抵当権抹消書類といわれてもどのような書類かイメージしにくいかもしれませんが、具体的には次のような書類のことをいいます。

・登記済証また登記識別情報通知
・登記原因証明情報（解除証明書）
・委任状（代理権限証明情報）

書類の名称や種類などは金融機関によって違いがありますが、金融機関から受け取った書類を提出すれば問題ありません。不動産の引き渡しでは抵当権の抹消と所有権の移転、買主が金融機関から借入を利用している場合は新たに抵当権の設定登記が同時に行われます。

③実印、印鑑証明書

不動産売却の引き渡しでは、売主の実印と印鑑証明が必要になります。不動産引渡しでは法務局へ所有権の移転登記を行いますが、移転登記に必要な書類は次の通りです。

・登記済権利証
・売主の印鑑証明書（発行から３ヶ月以内）
・買主の住民票（有効期限はありません）
・当該不動産の固定資産評価証明書（本年度のもの）
・司法書士への委任状（売主は実印を押印して下さい）
・売買契約証書（売主は実印を押印して下さい）

所有権の移転登記をするためには、売主の実印と印鑑証明が欠かせません。印鑑証明は発行後3カ月以内という期限があるため、あまり早く取得しすぎると再度取り直す必要があるため注意しましょう。

④住民票

不動産の売却では、住所を証明するために住民票も準備しておいたほうがよいでしょう。不動産の売却では必ずしも住民票が必要になるわけではありませんが、念のため準備しておくことをおすすめします。マイホームの売却など、不動産の売却に伴って住民票が移転する場合は住民票が必要になる可能性があります。

たとえば家を住み替える場合で、先に新居を購入して住民票を移した場合は住民票が必要になります。住民票が準備できていないせいで売却の所有権移転ができないと引渡しが完了しないため、事前に不動産会社や司法書士に必要な書類はしっかりと確認しておくようにしましょう。

⑤設備表

不動産を売却する際には、設備表も準備しておきましょう。設備表は付帯設備表とも呼ばれ、売却する物件に付帯する設備の故障や不具合などを明確にするための書類です。付帯設備表は、主に不動産を売却した後のトラブルを防止する目的で作成します。

たとえば買主が物件の内覧をした際に、照明がついていたのであれば買主は「照明が付いている物件」と思い込んでしまうかもしれません。しかし売主が照明を引き払う予定でいた場合、後日買主とトラブルになってしまう可能性があります。このようなトラブルを防ぐために、付帯設備表には引き渡す設備と、故障や不具合を記入します。

付帯設備表に記載される項目に決まりはありませんが、下記のような項目が記載されることが一般的です。

・給湯関係：給湯器、ガス、水道といった熱源など
・水回り関係：キッチン、水栓、浴槽、シャワー、洗面台、便器など
・空調関係：冷暖房器具や熱源など
・照明関係：屋内外の照明器具
・収納関係：床下収納、吊戸棚など
・建具関係：雨戸、ふすま、網戸など
・テレビ視聴：TVアンテナや衛生アンテナなど
・その他：カーテンレール、車庫、物置など

とくに水回りの設備に関してはトラブルに発展することが多いため、しっかりと記載しましょう。

⑥印紙

不動産を売却する際、物件を引き渡すにあたって売買契約書を締結します。不動産売買契約書を作成した場合、収入印紙を貼付けなければなりません。不動産売買契約書は印紙税法で定められた課税文書に該当し、課税文書を作成した場合は印紙税を納付する必要があります。印紙税は課税文書に収入印紙を貼り付けることで納付できるため、売買契約書には収入印紙の貼り付けが必要です。

貼付ける印紙の額は、売買金額によって異なります。具体的な金額については、国税庁のHPに記載されているため、事前に確認しておきましょう。
参考：国税庁「不動産売買契約書の印紙税」https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/08/10.htm

不動産の売買契約書の印紙税については、売主と買主どちらが負担すべきなのか明確な決まりはありません。しかし不動産売買契約書は売主用と買主用で2通作成することが多く、収入印紙も双方が印紙代を負担することが一般的です。また万が一印紙を貼らなかった場合でも、契約は有効とされています。しかし過怠税などが科される場合もあるため、漏れることのないように注意しましょう。

⑦ローン残高証明書

売却する物件に借入が残っている場合は、ローン残高証明があると便利です。ローン残高証明は名前の通り残高を証明するための書類なため、売却の際には必ずしも必要というわけではありません。しかし物件の売却と同時にローンは全額返済する必要があるため、残高証明を取得しておけば資金計画が立てやすくなります。

売却代金からローン残債を差し引いて、手残りの計算をする際にローン残高証明があれば残債が容易に確認できるため資金計画や譲渡所得の計算もしやすいでしょう。ローン残高証明は不動産の売却だけでなく、確定申告の際にも必要になります。住宅ローン控除を税務署に申告する際には、ローン残高証明や登記事項証明書などを添えます。住宅ローン控除の利用を検討している方は、残高証明を取得しておくとよいでしょう。

必要書類の取得方法

ここまで不動産売却時の必要書類を紹介してきました。しかし不動産を売却するにあたっては準備する書類も多く、どうやって取得すればよいかわからない方も多いでしょう。必要書類の取得方法について、詳しく見ていきましょう。

不動産会社に用意してもらう書類

不動産会社に準備してもらう書類には、次のようなものがあります。

・耐震診断報告書、アスベスト使用調査報告書
・設備表

地震の多い日本では建物の耐震性能はとても重要です。耐震基準は1981年に建築基準法の改正によって新耐震基準に変わっているため、1981年以前に建てられた建物だと耐震基準を満たしていない可能性があります。そこで行うのが耐震診断で、専門家が調査を行って報告書を作成します。

同じようにアスベストも古い建物でよく使われていた素材ですが、健康に甚大な被害があることが指摘されるようになりました。そのためアスベストを使用している建物かどうかは、事前にしっかりと調べておく必要があります。アスベスト使用報告書も専門家が調査をして作成するため、入手する場合は不動産会社に相談しましょう。

設備表には定められた書式はないため、通常は不動産会社が利用している書式を使って作成します。設備表は売主が作成する書類ですが、実際には不動産会社のアドバイスやサポートを受けながら作成することが多いでしょう。

役所で取得する書類

役所で取得できる書類は、次の通りです。

・実印、印鑑証明書
・住民票
・印紙

印鑑証明は自治体の役所で取得できるほか、コンビニでも取得可能です。マイナンバーカードを使えば、コンビニでも取得できるようになっています。ほかにも全国のスーパーなど、取得できる施設は増加中です。

同様に住民票も、自治体などの窓口のほかコンビニでも入手可能となっています。収入印紙は郵便局や法務局、コンビニで購入可能です。しかしコンビニでは少額の印紙しか取り扱っていないため、注意しましょう。

不動産取得時に受け取っている書類

不動産を取得した際に、受け取っている書類は下記の通りです。

・登記済証
・物件の間取り図

登記済証（権利証・識別情報通知）は、不動産を購入した後、登記が完了したら届けられます。一般的には登記を担当した司法書士から郵送で送られる場合が多いでしょう。大事な書類なので銀行の貸金庫などで保管している方も多い一方で、無くしてしまうケースもあります。

万が一登記済証がなくても、司法書士による本人確認などで対応は可能ですが、無駄に費用がかかってしまいます。不動産を売却することになった際には、まずは登記済証がしっかりと保管されているかを確認しておくようにしましょう。物件の間取り図も、購入時に受け取っています。

ただし購入が何十年も前のような古い物件の場合は、間取り図がないというケースもあるでしょう。間取り図がない場合は新しく作成する必要があるため、不動産会社に相談すると良いでしょう。

調査をして取得しなければならない書類

調査をして取得する必要がある書類は、次の通りです。

・土地の確定測量図
・抵当権等抹消書類
・ローン残高証明書

確定測量図は、隣地との土地の境界を示した書類です。土地付きの物件を売却する際には、土地の確定測量図がもとめられることが多いです。隣地との境界確定が終わっていない場合は、隣地の地主と境界を調査して確定させる必要があります。

土地家屋調査士のもと、隣地の所有者同士が立ち会って境界を確定させます。新しく造成されたような土地であれば境界は確定していますが、古くから保有しているような土地では境界が確定していないケースも珍しくありません。売却後のトラブルを防ぐ意味でも、確定測量図は準備しておきましょう。

抵当権の抹消書類は調査が必要なわけではありませんが、銀行に依頼する必要があります。前述のように抵当権が設定されている物件を売却する際には、抹消書類が必ず必要になります。銀行もすぐに抹消書類を準備できるわけではないため、引き渡し日に間に合うように事前に連絡をしておきましょう。ローン残高証明も同様に、銀行に依頼して発行してもらえます。

不動産売却に必要な書類まとめ

不動産を売却するためには、さまざまな書類が必要になります。書類が不足していた場合、スムーズに売却ができない可能性もあります。そのため不動産を売却する際には、事前準備で書類を確認しておくことが重要です。

必要な書類が足りない場合は、再発行をするなど補完をしておく必要があります。不動産売却に必要な書類は、書類の種類によって必要なタイミングや取得先が違います。必要な書類が不足している場合は、ぜひ今回の記事を参考にして書類の準備をしておくようにしましょう。